Thời gian qua việc quản lý văn bản của các cơ quan, đơn vị thuộc UBND huyện, UBND các xã, thị trấn nhìn chung khá chặt chẽ. Tuy nhiên, phần lớn thực hiện chưa đúng theo Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội vụ về hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, như việc sử dụng sổ và đăng ký văn bản chưa đúng, bản chính văn bản đến còn lưu tại văn thư UBND huyện, chưa tổ chức lập hồ sơ khi giải quyết công việc theo quy định.
Để thực hiện đúng theo Thông tư số 07/2012/TT-BNV của Bộ Nội vụ, UBND huyện đề nghị các cơ quan, đơn vị, UBND các xã, thị trấn tăng cường phổ biến và hướng dẫn cán bộ, công chức, viên chức thực hiện tốt những nội dung sau:
1. Sử dụng Sổ đăng ký văn bản đến, đi
Sổ đăng ký văn bản phải đúng mẫu theo quy định tại Thông tư số 07/2012/TT-BNV. Trường hợp sử dụng phần mềm trên máy tính để đăng ký văn bản thay sổ thì phần mềm phải đáp ứng được các quy định tại Hướng dẫn số 822/HD-VTLTNN ngày 26/8/2015 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước.
2. Đăng ký văn bản
Sổ đăng ký văn bản phải được kết thúc trong năm, không sử dụng một sổ để đăng ký văn bản cho nhiều năm, trừ trường hợp những văn bản lấy theo nhiệm kỳ được tính từ đầu năm nhiệm kỳ cho đến kết thúc nhiệm kỳ thì được mở chung một sổ đến, đi. Văn bản mật đến, đi (nếu có) không đăng ký chung với văn bản thường.
- Đăng ký văn bản đến: Mỗi cơ quan, đơn vị phải mở 01 sổ đăng ký văn bản đến để đăng ký chung cho tất cả các văn bản đến (kể cả những văn bản gửi qua mạng và fax).
- Đăng ký văn bản đi: Phân theo tầng loại đăng ký riêng tầng hệ thống số.
3. Lưu văn bản đi
a) Văn thư thường lưu bản gốc văn bản đi thành 02 tập lưu như sau:
- 01 tập lưu văn bản hành chính cá biệt trong bìa hồ sơ theo mẫu quy định của Chi cục Văn thư, Lưu trữ tỉnh Thừa Thiên Huế, có sắp xếp văn bản theo số thứ tự đăng ký từ nhỏ đến lớn; cuối năm thực hiện đánh số tờ và thống kê văn bản vào “Mục lục văn bản”;
- 01 tập lưu văn bản hành chính thông thường trong bìa hồ sơ theo mẫu quy định, có sắp xếp theo số thứ tự đăng ký từ nhỏ đến lớn; trường hợp văn bản đi nhóm này nhiều thì có thể phân chia thành các tập theo 06 tháng hoặc quý; cuối năm thực hiện đánh số tờ nhưng không thống kê vào Mục lục văn bản.
b) Bộ phận, cá nhân soạn thảo văn bản: phải lưu 01 bản chính văn bản đi do mình soạn thảo trong hồ sơ giải quyết công việc được giao.
4. Giải quyết văn bản đến
a) Văn thư nhận tất cả các văn bản từ các nơi gửi đến, đóng dấu đến và dán tệp vào văn bản chuyển cho lãnh đạo có thẩm quyền giải quyết, sau khi có ý kiến phê duyệt của lãnh đạo cơ quan. Đồng thời, giao bản chính văn bản đến cho người trực tiếp xử lý, có ký nhận trên sổ đăng ký; những người phối hợp hoặc theo dõi công việc chỉ được nhận bản sao chụp hoặc văn bản điện tử trên máy tính qua mạng nội bộ.
b) Người được giao nhiệm vụ chính khi giải quyết văn bản đến phải lập hồ sơ công việc được giao theo vấn đề, vụ việc (văn bản đến và đi có liên quan với nhau về một vấn đề, vụ việc phải lưu chung hồ sơ), không lưu văn bản đến theo tác giả hoặc tên loại văn bản.