Thực hiện Kế hoạch số 155/KH-UBND ngày 26/12/2018 của UBND huyện về về việc triển khai Hệ thống QLCL ISO 9001: 2015 năm 2019. UBND huyện báo cáo tổng hợp kết quả rà soát, cập nhật Hệ thống quản lý chất lượng theo Tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2015 cụ thể như sau:

I. Công tác chỉ đạo, điều hành

UBND huyện đã ban hành các văn bản chỉ đạo việc thực hiện Hệ thống quản lý chất lượng, gồm:

- Kế hoạch số 150/KH-UBND ngày 24/12/2018 về việc thực hiện mục tiêu chất lượng năm 2019 của UBND huyện

- Kế hoạch số 155/KH-UBND ngày 26/12/2018 của UBND huyện về việc triển khai ISO 9001:2015 năm 2019.

- Kế hoạch số 63/KH-UBND ngày 21/03/2019 của UBND huyện về việc kiểm tra, giám sát, duy trì, cải tiến hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2015 của các cơ quan hành chính nhà nước trên địa bàn huyện năm 2019.

- Kế hoạch số 114/KH-UBND ngày 09/07/2019 của UBND huyện về việc đánh giá nội bộ năm 2019 về tình trạng xây dựng, áp dụng và hiệu lực của Hệ thống quản lý chất lượng theo TCVN ISO 9001:2015 tại UBND huyện Nam Đông.

- Quyết định số 92/QĐ-UBND ngày 23/01/2019 của UBND huyện về việc về việc ban hành Chính sách chất lượng áp dụng tại UBND huyện theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2015.

- Quyết định số 1487/QĐ-UBND ngày 24/12/2018 của UBND huyện về việc ban hành mục tiêu chất lượng năm 2019 của UBND huyện.

- Quyết định số 616/QĐ-UBND ngày 04/07/2019 của UBND huyện về việc công bố Hệ thống quản lý chất lượng phù hợp tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2015 áp dụng tại UBND huyện Nam Đông.

- Quyết định số 660/QĐ-UBND ngày 09/07/2019 của UBND huyện về việc thành lập đoàn đánh giá nội bộ năm 2019 theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2015.

- Quyết định số 662/QĐ-UBND ngày 10/07/2019 của UBND huyện về việc phê duyệt chương trình đánh giá nội bộ theo tiêu chuân TCVN ISO 9001:2015.

- Chỉ thị số 07/CT-UBND ngày 19/02/2019 của UBND huyện về việc nâng cao trách nhiệm của người đứng đầu cơ quan hành chính nhà nước các cấp trong công tác cải cách hành chính gắn liền với ứng dụng công nghệ thông tin và áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO tại các cơ quan, đơn vị, địa phương trên địa bàn huyện Nam Đông.

- Công văn số 134/UBND-VP ngày 05/03/2019 của UBND huyện về việc rà soát, ban hành các quy trình ISO 9001:2015.

- Công văn số 595/UBND-VP ngày 04/07/2019 của UBND huyện về việc thông báo ban hành Quyết định công bố hệ thống quản lý chất lượng phù hợp TCVN ISO 9001:2015.

- Báo cáo số 59/BC-UBND ngày 25/03/2019 của UBND huyện về tình hình xây dựng, áp dụng, duy trì và cải tiến Hệ thống quản lý chất lượng phù hợp Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2015 Quý I năm 2019.

- Báo cáo số 85/BC-UBND ngày 19/04/2019 của UBND huyện về việc kết quả thực hiện mục tiêu chất lượng Quý I và phương hướng nhiệm vụ Quý II năm 2019.

- Báo cáo số 175/BC-UBND ngày 01/07/2019 của UBND huyện về việc kết quả thực hiện mục tiêu chất lượng 6 tháng đầu năm và phương hướng nhiệm vụ 6 tháng cuối năm 2019.

- Báo cáo số 262/BC-UBND ngày 18/9/2019 của UBND huyện về việc kết quả đánh giá nội bộ năm 2019 theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2015.

- Thông báo số 81/TB-UBND ngày 05/07/2019 của UBND huyện về việc rà soát hệ thống các quy trình làm việc của Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015.

- Thông báo số 115/TB-UBND ngày 03/09/2019 của UBND huyện về việc đánh giá nội bộ theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2015.

II. Kết quả thực hiện

1. Phòng Lao động – TBXH :

Đã xây dựng 17 quy trình ISO 9001:2015; qua rà soát tại thời điểm tháng 4/2019, đã tiến hành xây dựng mới 01 TTHC tương ứng với 01 quy trình ISO 9001-2015 và 10 TTHC có nội dung sửa đổi tương ứng với 07 quy trình ISO 9001-2015, nâng tổng số quy trình ISO 9001:2015 lên thành 18 quy trình. Tuy nhiên, qua rà soát và đối chiếu với các văn bản liên quan có quy định TTHC hiện nay thì có 01 quy trình ISO 9001:2015 (QT-BTXH-01) tương ứng với 02 TTHC không còn phù hợp để thực hiện. Cụ thể:

- TTHC hỗ trợ kinh phí chăm sóc, nuôi dưỡng đối tượng bảo trợ xã hội (bao gồm cả người khuyết tật đặc biệt nặng).

- TTHC thực hiện hỗ trợ kinh phí chăm sóc đối với hộ gia đình có người khuyết tật đặc biệt nặng.

- Lý do: 02 TTHC nêu trên có nội dung thực hiện trùng với nội dung thực hiện trong TTHC “Thực hiện, điều chỉnh, thôi hưởng trợ cấp xã hội hàng tháng cho đối tượng bảo trợ xã hội (bao gồm cả người khuyết tật; người khuyết tật mang thai, nuôi con dưới 36 tháng tuổi), hỗ trợ kinh phí chăm sóc, nuôi dưỡng hàng tháng” ban hành kèm theo Quyết định số 2930/QĐ-UBND ngày 14/12/2018 của UBND tỉnh đang còn hiệu lực thi hành.

Căn cứ Quyết định số 2375/QĐ-UBND ngày 15/9/2019 của UBND tỉnh Thừa Thiên Huế về việc công bố Danh mục thủ tục hành chính trong lĩnh vực Lao động - Thương binh và Xã hội thuộc thẩm quyền giải quyết của UBND cấp huyện áp dụng trên địa bàn tỉnh Thừa Thiên Huế. Kết quả rà soát như sau:

2. Phòng Nông nghiệp – PTNT

Các quy trình thủ tục hành chính đã sửa đổi, ban hành áp dụng:

- Thẩm định, phê duyệt hồ sơ thiết kế, dự toán công trình lâm sinh (đối với công trình lâm sinh thuộc dự án do Chủ tịch UBND cấp huyện, UBND cấp xã quyết định đầu tư).

- Cấp giấy chứng nhận kinh tế trang trại.

- Cấp đổi giấy chứng nhận kinh tế trang trại.

- Cấp lại giấy chứng nhận kinh tế trang trại.

- Bố trí ổn định dân cư trong huyện.

- Điều chỉnh thiết kế, dự toán công trình lâm sinh (đối với công trình lâm sinh thuộc dự án do Chủ tịch UBND cấp huyện, UBND cấp xã quyết định đầu tư).

- Bố trí ổn định dân cư ngoài huyện, trong tỉnh.

- Hỗ trợ dự án liên kết.

- Phê duyệt kế hoạch khuyến nông địa phương.

- Phê duyệt, điều chỉnh quy trình vận hành đối với công trình thủy lợi lớn và công trình thủy lợi vừa do UBND tỉnh phân cấp.

- Thẩm định, phê duyệt, điều chỉnh và công bố công khai quy trình vận hành hồ chứa nước thuộc thẩm quyền của UBND cấp huyện.

- Thẩm định, phê duyệt đề cương, kết quả kiểm định an toàn đập, hồ chứa thủy lợi thuộc thẩm quyền UBND cấp huyện.

- Thẩm định, phê duyệt phương án ứng phó thiên tai cho công trình, vùng hạ du đập trong quá trình thi công thuộc thẩm quyền của UBND cấp huyện (trên địa bàn từ 02 xã trở lên).

- Thẩm định, phê duyệt phương án ứng phó với tình huống khẩn cấp thuộc thẩm quyền của UBND cấp huyện (trên địa bàn từ 02 xã trở lên).

- Công nhận và giao quyền quản lý cho tổ chức cộng đồng (thuộc địa bàn quản lý).

- Sửa đổi, bổ sung nội dung quyết định công nhận và giao quyền quản lý cho tổ chức cộng đồng (Đối với trường hợp thay đổi tên tổ chức cộng đồng, người đại diện tổ chức cộng đồng, Quy chế hoạt động của tổ chức cộng đồng).

- Sửa đổi, bổ sung nội dung quyết định công nhận và giao quyền quản lý cho tổ chức cộng đồng (Đối với trường hợp sửa đổi, bổ sung vị trí, ranh giới khu vực địa lý được giao; phạm vi quyền được giao; phương án bảo vệ và khai thác nguồn lợi thủy sản).

- Công bố mở cảng cá loại 3.

- Quyết định chủ trương chuyển mục đích sử dụng rừng sang mục đích khác thuộc thẩm quyền của Hội đồng nhân dân cấp tỉnh.

Đã cài đặt 14/19 quy trình thủ tục hành chính lên cổng dịch vụ công; còn lại 5 quy trình thủ tục hành chính hiện đang đề nghị Trung tâm Hành chính công của huyện tiếp tục cài đặt.

3. Phòng Nội vụ

Qua quá trình rà soát, chuyển đổi các thủ tục hành chính thuộc lĩnh vực Nội vụ theo Quyết định số 1129/QĐ-UBND ngày 08/5/2019 của UBND tỉnh về việc ban hành danh mục thủ tục hành chính thuộc thẩm quyền giải quyết của Ủy ban nhân dân và các cơ quan cấp huyện được đưa vào tiếp nhận và trả kết quả tại Trung tâm Hành chính công và Quyết định số 616/QĐ-UBND ngày 04/7/2019 của UBND huyện về việc công bố hệ thống quản lý chất lượng phù hợp tiêu chuẩn quốc gia TCVN 9001:2015 áp dụng tại UBND huyện Nam Đông. Đến nay, đã xây dựng, chuyển đổi, đưa vào áp dụng và tiếp tục duy trì 12 quy trình ISO/40 thủ tục hành chính; tất cả các thủ tục hành chính thuộc lĩnh vực đều được cài đặt quy trình lên Cổng dịch vụ công tại Trung tâm Hành chính công huyện để thực hiện, đảm bảo đầy đủ các bước, thời gian, cách thức thực hiện.

Tuy nhiên trong quá trình thực hiện các quy trình ISO, đặc biệt là việc thiết lập các quy trình thủ tục hành chính lên Cổng dịch vụ công thì vẵn còn gặp phải một số khó khăn vướng mắc sau:

- Đối với các thủ tục hành chính không quy định thời gian như: Thủ tục Tuyển dụng viên chức (QT-CCVC-01) và thủ tục Tuyển dụng công chức cấp xã (QT-CCVC-02), cả 02 TTHC này đều có các bước thực hiện giải quyết hồ sơ tập trung, có kết quả cùng một lúc….tuy nhiên, người dân không nộp hồ sơ cùng lúc nên việc tiếp nhận, cập nhật lên Cổng dịch vụ công rất khó thực hiện).

- Đối với thủ tục Tặng danh hiệu Lao động tiên tiến, Chiến sỹ tiên tiến, Tập thể lao động tiên tiến, đơn vị tiên tiến và Thủ tục tặng Danh hiệu Chiến sĩ thi đua cơ sở (QT-TĐKT- 01) theo quy định thời gian giải quyết 10 ngày; tuy nhiên trong thực tế việc giải quyết quy trình nêu trên phải qua nhiều bước như thẩm định hồ sơ, xin ý kiến Hội đồng thi đua, tổng hợp trình Chủ tịch UBND huyện quyết định…, số lượng hồ sơ các cơ quan, đơn vị, địa phương nộp nhiều lên đến vài trăm bộ hồ sơ nhưng lại giải quyết và trả kết quả trong 10 ngày làm việc nên gặp rất nhiều khó khăn trong việc thực hiện.

- Theo quy định tại Quyết định số 1129/QĐ-UBND ngày 08/5/2019 của UBND tỉnh về việc ban hành danh mục thủ tục hành chính thuộc thẩm quyền giải quyết của Ủy ban nhân dân và các cơ quan cấp huyện được đưa vào tiếp nhận và trả kết quả tại Trung tâm Hành chính công thì có 03 thủ tục hành chính thuộc lĩnh vực Giáo dục Nghề nghiệp (Thành lập hội đồng trường trung cấp công lập trực thuộc UBND cấp huyện; Miễn nhiệm chủ tịch, các thành viên hội đồng trường trung cấp công lập trực thuộc UBND cấp huyện; Cách chức chủ tịch, các thành viên hội đồng trường trung cấp công lập trực thuộc UBND cấp huyện) và 02 thủ tục thuộc lĩnh vực Bảo trợ xã hội (Thành lập cơ sở trợ giúp xã hội công lập thuộc UBND cấp huyện; Thành lập cơ sở trợ giúp xã hội công lập thuộc UBND cấp huyện) được Công bố trong lĩnh vực Lao động - Thương binh và Xã hội, tuy nhiên theo quy định tại Quyết định 2930/QĐ-UBND ngày 14/12/2018 của UBND tỉnh và Quyết định số 890/QĐ-UBND ngày 08/4/2019 của UBND tỉnh quy định cơ quan thực hiện là Phòng Nội vụ.

- Theo Quyết định số 2376/QĐ-UBND ngày 25/9/2019 của UBND tỉnh về việc công bố Danh mục thủ tục hành chính được chuẩn hóa lĩnh vực nội vụ thuộc thẩm quyền giải quyết của UBND cấp huyện (thuộc phạm vi chức năng quản lý nhà nước của ngành Lao động - Thương binh và xã hội) thay thế Quyết định số 2930/QĐ-UBND ngày 14/12/2018 và Quyết định số 890/QĐ-UBND ngày 08/4/2019 của UBND tỉnh thì đã bãi bỏ 02 TTHC thuộc lĩnh vực Bảo trợ xã hội (Thủ tục Thành lập cơ sở trợ giúp xã hội công lập thuộc UBND cấp huyện và thủ tục Tổ chức lại, giải thể cơ sở trợ giúp xã hội công lập trực thuộc cấp huyện); như vậy, lĩnh vực Nội vụ còn 38 TTHC tất cả đều được xây dựng quy trình ISO 9001:2015 và đưa vào áp dụng đảm bảo đúng quy định.

4. Phòng Tài nguyên – MT

Số TTHC đã được chuẩn hóa trong lĩnh vực TN&MT là 11 thủ tục gồm: 07 TTHC đất đai, 02 TTHC môi trường và 02 TTHC tài nguyên nước (theo Quyết định số 2892/QĐ-UBND ngày 12/12/2018 của UBND tỉnh). Trong đó, 100% TTHC đã được ISO 9001:2015 với 10 quy trình (Công bố ban hành theo Quyết định số 616/QĐ-UBND ngày 04/7/2019 của UBND huyện), các quy trình đã được cài đặt lên Cổng dịch vụ công huyện.

Qua rà soát nhận thấy:

- Việc thực hiện, thủ tục thu hồi đất vì mục đích quốc phòng, an ninh; phát triển kinh tế - xã hội vì lợi ích quốc gia, công cộng không quy định cụ thể thời gian từng công việc nên khó khăn trong việc cài đặt quy trình điện tử và tiếp nhận hồ sơ qua cổng dịch vụ công (Trình tự, thủ tục chưa thống nhất giữa Quyết định số 2892/QĐ-UBND ngày 12/12/2018 của UBND tỉnh và Quyết định số 64/2014/QĐ-UBND ngày 25 tháng 9 năm 2014 của UBND tỉnh về trình tự, thủ tục thu hồi đất để sử dụng vào mục đích quốc phòng, an ninh; phát triển kinh tế - xã hội vì lợi ích quốc gia, công cộng trên địa bàn tỉnh Thừa Thiên Huế).

- Văn bản pháp luật quản lý về đất đai thường xuyên thay đổi nên việc bổ sung, chỉnh sửa, ban hành chưa được kịp thời.

- Phần mềm hồ sơ một cửa sử dụng chưa phân định TTHC lĩnh vực đất đai giữa 02 cơ quan trực tiếp tham mưu là Phòng TN&MT và Chi nhánh Văn phòng Đăng ký đất đai huyện Nam Đông nên ảnh hưởng đến việc theo dõi, báo cáo.

5. Phòng Tư pháp

Hiện nay theo Quyết định số 1129/QĐ-UBND ngày 08/5/2019 của UBND tỉnh thì lĩnh vực Tư pháp có 33 TTHC (trong đó chứng thực 12, hộ tịch 16, PBGDPL 02; Hòa giải ở cơ sở 01 và 02 bồi thường nhà nước). Trong 33 thủ tục hành chính như đã nêu trên đã xây dựng 31 quy trình ISO/33 TTHC.

III. Kiến nghị, đề xuất

Đồng bộ, thống nhất thủ tục thu hồi đất vì mục đích quốc phòng, an ninh; phát triển kinh tế - xã hội vì lợi ích quốc gia, công cộng để thuận tiện trong việc tiếp nhận hồ sơ.

Đề nghị cấp có thẩm quyền hoàn thiện và sớm đưa các chức năng trên cổng dịch vụ công vào hoạt động.

Đề nghị cơ quan có thẩm quyền hướng dẫn, tập huấn sâu hơn nữa cho các cơ quan trong việc thực hiện, xây dựng các quy trình ISO 9001:2015.

IV. Kết luận

1. Một số tồn tại, hạn chế

Các đơn vị có TTHC chưa tiến hành rà soát ISO theo sự chỉ đạo của UBND huyện dẫn đến việc thực hiện chưa được đồng bộ (Các đơn vị không tiến hành rà soát: Phòng Dân tộc, Phòng Y tế, Phòng Kinh tế - HT, Phòng Tài chính – KH, Phòng Giáo dục – ĐT, Phòng Văn hóa – TT, Thanh tra huyện).

Việc công bố và cải tiến các quy trình còn chậm; chưa được cài đặt đồng bộ lên Cổng dịch vụ công.

Còn nhiều cơ quan, đơn vị chưa công bố các quy trình được ISO hóa trên Cổng thông tin điện tử huyện theo sự chỉ đạo của UBND huyện.

Việc xây dựng lưu đồ xử lý công việc trong các quy trình ISO chưa được đảm bảo.

Việc vận dụng và hiểu Tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2015 chưa đạt được hiệu quả cao một phần là do các cá nhân chưa nghiên cứu, tìm hiểu nên chưa nắm rỏ các khái niệm, từ vựng đã được đề cập trong ISO 9000:2015 -  Cơ sở từ vựng.

Kỹ năng đánh giá nội bộ, phát hiện các điểm không phù hợp, xây dựng kế hoạch khắc phục phòng ngừa còn yếu.

Kiến thức, kỹ năng về ISO còn hạn chế, chưa được cập nhật thường xuyên, kịp thời đã làm ảnh hưởng tới chất lượng xây dựng và áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng.

2. Cải tiến

Các đơn vị sau khi cải tiến các quy trình đã được UBND huyện ký ban hành chịu trách nhiệm cung cấp đầy đủ thông tin, tài liệu để Trung tâm Hành chính công huyện cài đặt lên Cổng dịch vụ công để thực hiện (ghi họ tên cán bộ xử lý vào quy trình để cài đặt); sau khi cài đặt xong các quy trình được lưu trữ tại các cơ quan, đơn vị tham mưu.

Các cơ quan, đơn vị trực thuộc UBND huyện chịu trách nhiệm lưu trữ các quy trình ISO tại đơn vị mình (cán bộ đầu mối lưu trữ); đăng tải trên Cổng thông tin điện tử huyện để công bố.

Triển khai áp dụng ISO điện tử sau khi có chỉ đạo từ UBND tỉnh hoặc Sở Khoa học – Công nghệ tỉnh.

Tiếp tục mở rộng, triển khai áp dụng bộ tiêu chuẩn ISO 9000 quốc tế gồm: ISO 9000 (Khái niệm và cơ sở từ vựng), ISO 9001 (Các yêu cầu của hệ thống) và ISO 9004 (Quản lý cho sự thành công lâu dài của tổ chức - Phương pháp tiếp cận trong quản lý chất lượng).

Phối hợp với Sở Khoa học – Công nghệ tổ chức đào tạo chuyên gia đánh giá nội bộ cho các phòng ban chuyên môn và UBND các xã, thị trấn.

Trên đây là Báo cáo tổng hợp kết quả rà soát, cập nhật Hệ thống quản lý chất lượng theo Tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2015 của UBND huyện Nam Đông./.