Lớp tập huấn văn thư, lưu trữ nhằm kịp thời triển khai các quy định, văn bản mới về công tác văn thư, lưu trữ, công tác quản lý văn bản và lập hồ sơ trên Hệ thống Quản lý văn bản điều hành. UBND huyện phối hợp với Sở Nội vụ mở lớp tập huấn văn thư, lưu trữ tại huyện.

Tham gia lớp tập huấn có 73 học viên là: Đại diện lãnh đạo và cán bộ, công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ của các phòng ban chuyên môn, đơn vị sự nghiệp thuộc UBND huyện; UBND các xã, phường, thị trấn; trường học thuộc UBND huyện.

Thời gian tập huấn sẽ diễn ra trong 1 ngày, các học viên sẽ được các giảng viên của Trung tâm Lưu trữ và Trung tâm công nghệ thông tin tỉnh truyền đạt các chuyên đề: Tổ chức quản lý hoạt động chỉnh lý tài liệu lưu trữ; kiểm tra chất lượng hồ sơ, tài liệu sau chỉnh lý tại cơ quan, tổ chức; phương pháp xác định giá trị tài liệu; Hướng dẫn quản lý văn bản và lập hồ sơ trên Hệ thống Quản lý văn bản điều hành.

Đây là lớp bồi dưỡng quan trọng, giúp cán bộ, công chức, viên chức dễ dàng hơn trong việc quản lý văn bản và lưu trữ hồ sơ, góp phần quan trọng vào việc xây dựng chính quyền điện tử trên địa bàn huyện. Để lớp bồi dưỡng đạt kết quả, đề nghị trong thời gian diễn ra lớp học, các học viên cần bố trí thời gian, sắp xếp công việc để tham dự đầy đủ, nghiêm túc; trong quá trình học tập nếu có vấn đề gì chưa rõ, còn vướng mắc cần trao đổi ngay với giảng viên để được giải đáp.

Công tác văn thư lưu trữ có vai trò rất quan trọng đối với tất cả các lĩnh vực của đời sống xã hội. Mỗi cơ quan, đơn vị có chức năng, nhiệm vụ khác nhau nhưng đều có một đặc điểm chung là trong quá trình hoạt động đều sản sinh những giấy tờ liên quan và những văn bản, tài liệu có giá trị đều được lưu giữ lại để tra cứu, sử dụng khi cần thiết. Bởi đây là những bản gốc, bản chính, là căn cứ xác nhận sự việc đã xảy ra và có giá trị pháp lý rất cao, do đó nhằm đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ kịp thời cho việc lãnh đạo, quản lý, điều hành công việc trong thực hiện chức năng nhiệm vụ và ảnh hưởng trực tiếp đến việc giải quyết công việc hàng ngày, tới chất lượng và hiệu quả hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức.

Tiếp tục phổ biến, quán triệt các quy định của pháp luật và hướng dẫn nghiệp vụ về công tác văn thư, lưu trữ đến công chức, viên chức; ban hành hoặc sửa đổi, bổ sung Quy chế công tác văn thư, lưu trữ, ban hành Danh mục hồ sơ hằng năm; tổ chức lập hồ sơ công việc và giao nộp vào Lưu trữ cơ quan theo thời hạn quy định; quan tâm, bố trí kinh phí xử lý dứt điểm tình trạng tài liệu tồn đọng, tích đống từ năm 2020 trở về trước đối với đơn vị hành chính, UBND cấp xã theo tinh thần chỉ đạo tại Chỉ thị số 35/CT-TTG ngày 07/9/2017 của Thủ tướng Chính phủ về tăng cường công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, bố trí kho lưu trữ đảm bảo diện tích và các trang thiết bị cần thiết phục vụ việc bảo quản an toàn hồ sơ, tài liệu lưu trữ; bổ sung, nâng cấp hệ thống quản lý tài liệu điện tử của cơ quan đáp ứng quy định tại  Phụ lục VI, Nghị định số 30/2020/NĐ-CP; thực hiện chế độ, chính sách đối với công chức, viên chức làm công tác lưu trữ hoặc kiêm nhiệm công tác lưu trữ.

Triển khai ứng dụng phần mềm quản lý văn bản và điều hành công tác văn thư và sử dụng triển khai chữ ký số được vận hành áp dụng trên phần mềm quản lý hồ sơ công việc. Đến nay 100% văn bản đến được thực hiện phê duyệt trên hệ thống phần mềm, 100% văn bản đi được tạo lập hồ sơ công việc trên phần mềm và được ký số trên các thiết bị máy tính hoặc thiết bị di động của lãnh đạo (trừ văn bản mật).

Để làm tốt về Công tác văn thư lưu trữ cần thực hiện một số nội sau:

1. Thực hiện nghiêm túc các quy định của Nhà nước, các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ của Trung ương và các văn bản chỉ đạo của UBND tỉnh và Sở Nội vụ, UBND huyện về công tác văn thư, lưu trữ; phát huy trách nhiệm của người đứng đầu cơ quan trong việc chỉ đạo, điều hành công tác văn thư, lưu trữ; tuyên truyền phổ biến văn bản pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ cho công chức, viên chức nhằm nâng cao nhận thức về vị trí, tầm quan trọng của công tác văn thư, lưu trữ. Đồng thời, thường xuyên cử công chức, viên chức được đào tạo tập huấn về công tác văn thư, lưu trữ.

 2. Ban hành đầy đủ các văn bản liên quan đến công tác văn thư, lưu trữ và rà soát để sửa đổi, bổ sung hoặc thay thế các văn bản cho phù hợp (Danh mục hồ sơ; bảng thời hạn bảo quản tài liệu…); bố trí cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ có trình độ chuyên môn nghiệp vụ; lập kế hoạch xử lý tài liệu tích đống và thực hiện kế hoạch nộp lưu tài liệu đã chỉnh lý vào lưu trữ cơ quan.

3. Ứng dụng khoa học công nghệ vào công tác văn thư như phần mềm quản lý văn bản đi, văn bản đến và lập hồ sơ trong môi trường mạng nhằm tiết kiệm được thời gian, công sức. Từng bước áp dụng công nghệ thông tin trong công tác lưu trữ nhằm số hoá tài liệu lưu trữ và hỗ trợ cho công tác khai thác phục vụ nhu cầu sử dụng tài liệu lưu trữ của công chức, viên chức.

4. Bố trí kho lưu trữ đảm bảo diện tích, có lắp đặt hệ thống phòng cháy tự động, hệ thống điện, chế độ nhiệt độ, độ ẩm, chế độ ánh sáng, chế độ thông gió. Cặp đựng tài liệu, giá để tài liệu, tủ đựng tài liệu, quạt thông gió, máy hút ẩm, máy điều hoà không khí...Đồng thời, cần có những biện pháp, kỹ thuật bảo quản phù hợp như chống ẩm, nấm mốc, côn trùng, mối, chuột... định kỳ hàng năm thống kê, lựa chọn tài liệu đã hết giá trị để tiến hành tiêu huỷ theo quy định.

5. Thường xuyên kiểm tra, đánh giá công tác văn thư, lưu trữ; thực hiện chính sách khen thưởng công chức, viên chức hoàn thành tốt nhiệm vụ; khuyến khích tinh thần, tạo niềm đam mê, sáng tạo trong công việc. Đồng thời, xử lý nghiêm minh, kiểm điểm đối với công chức, viên chức vi phạm các quy định về công tác, văn thư./.